Sichere Uploads

Zulässige Dateien

• PDF beziehungsweise PDF/A, JPG/JPEG und PNG
• maximal 5 MB je Datei
• höchstens acht Dateien und insgesamt maximal 15 MB
• keine passwortgeschützten oder verschlüsselten Dokumente

Nicht angenommen werden Office-Dateien, ZIP-/RAR-/7z-Archive, HTML, SVG, Skripte, ausführbare Dateien oder andere aktive Formate. Zulässige Dateien werden anhand von Endung, gemeldetem Typ und Dateisignatur geprüft.

Nicht hochladen

Nicht erforderlich und nicht zulässig sind insbesondere Ausweiskopien, Führungszeugnisse, Gesundheitsdaten, private Bank- oder Steuerdaten, private Wohnanschriften, Geburtsdaten, Personalakten, Mitarbeiterlisten, Zugangsdaten, Alarm- oder Schließinformationen, Objektschutzpläne, Verschlusssachen oder nicht benötigte Kundengeheimnisse.

So bereiten Sie Nachweise vor

• Gewerbeanmeldung: private Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Unterschriften und persönliche Kennziffern schwärzen, soweit sie nicht erforderlich sind.
• §-34a-Erlaubnis: Erlaubnisinhaber, Behörde, Erlaubnisumfang und Gültigkeits- beziehungsweise Aktenbezug sichtbar lassen.
• Haftpflicht: Versicherer, versichertes Unternehmen, Deckung und Gültigkeit sichtbar lassen; Prämien- und Bankdaten entfernen.
• Zertifikate: bevorzugt Unternehmenszertifikate einreichen und Beschäftigtendaten entfernen.
• Referenzen: zunächst Branche, Leistungsart, Region, Umfang und Zeitraum ohne private Ansprechpartnerdaten nennen.

KI-gestützte Vorprüfung

Hochgeladene Nachweise können bei aktivierter KI-Unterstützung über die OpenAI-API auf Lesbarkeit, Dokumentart, Unternehmensbezug, Gültigkeit und erkennbare Widersprüche vorgeprüft werden. Reichen Sie deshalb nur erforderliche geschäftliche Nachweise ein und entfernen oder schwärzen Sie nicht benötigte personenbezogene oder besonders sensible Angaben.

Die Vorprüfung erteilt keine Partnerfreigabe. Offene Nachweise werden getrennt nachverfolgt und stoppen die Gesamtfreigabe nicht automatisch. Fehlende, abgelaufene oder zurückgewiesene Unterlagen führen zu höchstens drei wöchentlichen Erinnerungen; nach einer weiteren Antwortwoche erhalten die zuständigen Admins eine Infomail. Bereits eingereichte, noch intern ungeprüfte Unterlagen lösen keine Partnererinnerung aus. Eindeutig belegte Ablaufdaten können automatisch gespeichert werden; manuelle Korrekturen bleiben geschützt. Die verbindliche Entscheidung trifft immer ein zuständiger Mensch. Einzelheiten finden Sie im Datenschutzhinweis.

Verarbeitung und Versand

Die Nachweise werden unter einer zufälligen Vorgangsnummer privat gespeichert. Aus Ihren Formularangaben wird zusätzlich ein PDF-Exposé erzeugt. Exposé und Originalnachweise werden in der geschützten Portalablage gespeichert. Der Einkauf erhält das Exposé zusätzlich als PDF-Anhang an einkauf@secuconcept.de. Originalnachweise werden nicht als E-Mail-Anhang versendet; ihr Abruf erfordert eine berechtigte Anmeldung. Die Dateien sind nicht über öffentliche oder erratbare Links abrufbar.

Öffnen Sie keine Upload-Datei mit Makros oder aktiven Inhalten; solche Formate werden ohnehin abgewiesen. Eine technische Formatprüfung allein kann keine absolute Schadsoftwarefreiheit garantieren.